Baugutachten-Software: Arbeitsablauf und Prüfkriterien

Idealbild und aktueller Pilot sind nicht dasselbe

Ein durchgängiger digitaler Arbeitsablauf könnte von der Auftragsklärung über Ortstermin, Aktenauswertung und Entwurf bis zu Freigabe, Ablage und Abrechnung reichen. Dieses Idealbild beschreibt jedoch nicht den heutigen Umfang von Baugutachten KI. Die öffentliche Produktseite weist einzelne Schritte als „Pilot verfügbar“, „In Entwicklung“ oder „Roadmap H2 2026“ aus. Vor einem Einsatz ist deshalb der konkrete Pilotumfang für den eigenen Fall zu klären.

„Pilot verfügbar“ bedeutet hier nur, dass der Schritt im begrenzten Pilot angeboten wird. Es bedeutet weder eine allgemeine Verfügbarkeit für jeden Anwendungsfall noch, dass der gesamte Prozess ohne weitere Werkzeuge abgedeckt ist. „In Entwicklung“ und „Roadmap“ sind ausdrücklich keine verfügbaren Leistungszusagen.

Arbeitsablauf nach der Aufgabe der sachverständigen Person

1. Auftrag und Fachfrage abgrenzen

Am Anfang stehen Beweisfrage, Leistungsumfang, Stichtag und die Unterlagen, die für die Bearbeitung zugelassen sind. Die sachverständige Person legt fest, welche Beobachtungen und Entscheidungen ausschließlich fachlich getroffen werden. Für die Software entsteht daraus ein enger Auftrag, etwa Unterlagen zu einem benannten Thema zu ordnen oder einen Abschnitt nach einer vorgegebenen Gliederung vorzubereiten.

Menschlicher Prüfpunkt: Beweisfrage, Untersuchungsumfang und fachliche Bewertung werden nicht von der Software festgelegt.

2. Ortstermin dokumentieren

Maße, Fotos, Notizen und Randbedingungen müssen vor Ort nachvollziehbar erfasst werden. Im Idealablauf würden fehlende Angaben früh sichtbar. Laut aktuellem Produktstatus ist dieser Schritt In Entwicklung. Es darf daher nicht vorausgesetzt werden, dass die Pilotsoftware die Vor-Ort-Dokumentation bereits vollständig unterstützt oder fehlende Befunde zuverlässig erkennt.

Menschlicher Prüfpunkt: Aufnahmebedingungen, Zuordnung der Fotos, Messverfahren und Vollständigkeit der eigenen Beobachtungen bleiben bei der sachverständigen Person.

3. Akten und Dateien zusammenführen

Pläne, Scans, E-Mails, Fotos und weitere Fallunterlagen werden fallbezogen zusammengestellt. „Unterlagen zusammenführen“ ist auf der Produktseite als Pilot verfügbar bezeichnet. Der konkrete Pilot muss trotzdem klären, welche Dateiformate, Mengen, Qualitätsstufen und Zugriffsrechte unterstützt werden. Lesbarer OCR-Text ist eine Arbeitshilfe, nicht automatisch der maßgebliche Originalinhalt.

Menschlicher Prüfpunkt: Zulässigkeit, Vollständigkeit, Dateizuordnung und Übereinstimmung mit dem Original kontrollieren.

4. Relevante Stellen suchen und prüfen

Ein Such- oder Assistenzsystem kann Fundstellen aus den bereitgestellten Unterlagen vorschlagen. Dieser Schritt ist derzeit In Entwicklung. Auch wenn Dateiname und Seite sichtbar sind, muss die Originalstelle geöffnet und auf Fassung, Kontext, Gültigkeit und Bezug zur Fachfrage geprüft werden. Eine Ähnlichkeitsbewertung ist kein Nachweis.

Menschlicher Prüfpunkt: Fundstelle, Kontext, Anwendbarkeit und mögliche Gegenquellen fachlich beurteilen; fehlende Grundlage offenlassen.

5. Arbeitsentwurf vorbereiten

„Entwurf vorbereiten“ ist als Pilot verfügbar ausgewiesen. Gemeint ist ein Arbeitsabschnitt nach einer vorgegebenen Gliederung, dessen verwendete Quellen sichtbar bleiben sollen. Daraus folgt weder ein fertiges Gutachten noch eine Garantie für richtige Tatsachen, technische Regeln oder Schlussfolgerungen.

Menschlicher Prüfpunkt: Jeden Satz mit Befund, Akte und Originalquelle abgleichen, eigene Schlussfolgerungen ergänzen und ungeeignete Passagen verwerfen.

6. Fachlich prüfen und freigeben

„Prüfen und freigeben“ ist ebenfalls als Pilot verfügbar bezeichnet. Die Freigabe selbst ist aber keine Entscheidung der Software: Die sachverständige Person korrigiert, bewertet und entscheidet, welche Inhalte in ihre Fassung übernommen werden. KI-unterstützte Abschnitte und wichtige Arbeitsschritte sollen nachvollziehbar bleiben.

Menschlicher Prüfpunkt: Befund, Bewertung, Unsicherheit, Quellen und endgültige Beantwortung vollständig verantworten und selbst freigeben.

7. Ablage und Abrechnung vorbereiten

Die Vorbereitung von Honorargrundlagen und späterer Ablage ist als Roadmap H2 2026 gekennzeichnet. Dieser Schritt gehört nicht zum zugesagten Pilotumfang. Export, Aktenabschluss, Aufbewahrung, Löschung und Abrechnung müssen daher mit den heute tatsächlich eingesetzten Werkzeugen und den eigenen Vorgaben gelöst werden.

Menschlicher Prüfpunkt: Vollständige Fallakte, Aufbewahrungs- und Löschregeln sowie Honorargrundlagen unabhängig vom Roadmap-Eintrag sichern.

Sichtbare Statusmatrix: Stand Juli 2026

Die folgende Matrix übernimmt Status und Bezeichnung aus dem aktuellen Landing-Workflow. Die zusätzliche Spalte erläutert nur den erforderlichen menschlichen Kontrollpunkt.

Arbeitsschritt	Öffentlicher Status	Was heute daraus folgt	Menschlicher Kontrollpunkt
Vor Ort vollständig dokumentieren	In Entwicklung	Keine verfügbare Komplettfunktion voraussetzen	Maße, Fotos, Notizen und fehlende Angaben selbst sichern
Unterlagen zusammenführen	Pilot verfügbar	Begrenzten Dateiumfang und Fallzugang im Pilot vereinbaren	Originale, OCR-Qualität und Vollständigkeit prüfen
Relevante Stellen finden	In Entwicklung	Noch nicht als verfügbare Pilotfunktion behandeln	Fundstellen, Kontext und Gültigkeit selbst ermitteln und prüfen
Entwurf vorbereiten	Pilot verfügbar	Arbeitsabschnitt im vereinbarten Pilotumfang möglich	Aussage für Aussage prüfen, ändern oder verwerfen
Prüfen und freigeben	Pilot verfügbar	Nachvollziehbare menschliche Prüfung im Pilotablauf vorgesehen	Fachliche Bewertung und Endfreigabe selbst vornehmen
Abrechnung und Ablage vorbereiten	Roadmap H2 2026	Keine aktuelle Verfügbarkeit oder Lieferzusage	Bestehende Ablage- und Abrechnungswege weiterführen

Die Statusangaben sind eine Momentaufnahme. Ändert sich die Produktseite, muss diese Übersicht vor einer Veröffentlichung erneut abgeglichen werden.

Prüfkriterien für die Softwareauswahl

Ein Produktvergleich sollte nicht bei einer Funktionsliste enden. Für jeden vorgesehenen Schritt helfen konkrete Nachweise und Tests:

1. Quellenpfad: Sind Originaldatei, Fundstelle und verwendete Fassung auffindbar, oder wird nur ein Antworttext angezeigt?
2. Falltrennung: Ist nachvollziehbar, wie Fälle und Organisationen getrennt werden und wer auf welchen Auftrag zugreifen darf?
3. Zugriffsrechte: Können Rollen und Berechtigungen passend zum eigenen Büroablauf vergeben und überprüft werden?
4. Fehlende Quellen: Bleibt sichtbar, wenn keine relevante Grundlage gefunden wurde, statt eine unbelegte Aussage zu erzeugen?
5. OCR und Datenqualität: Lassen sich Erkennungsfehler, Seitenzuordnung, Einheiten und Tabellen am Original kontrollieren?
6. Änderung und Freigabe: Kann die sachverständige Person jeden Entwurf bearbeiten, ablehnen und erst nach eigener Prüfung freigeben?
7. Nachvollziehbarkeit: Werden verwendete Quellen, KI-Unterstützung, Bearbeitungsschritte und verantwortliche Freigabe in geeigneter Form dokumentiert?
8. Verarbeitungsmodus: Bleiben reale vertrauliche Fallunterlagen und Modellaufrufe self-hosted, ohne Übermittlung an öffentliche Modell-APIs?
9. Export: Können benötigte Inhalte und Nachweise in einem nutzbaren Format übernommen werden, ohne eine noch nicht vorhandene Exportfunktion zu unterstellen?
10. Aufbewahrung und Löschung: Sind Fristen, Berichtigung, Löschung und ein Fallabschluss für den gewählten Betriebsmodus nachvollziehbar?
11. Pilotgrenze: Ist schriftlich festgehalten, welche Funktionen heute angeboten werden und welche nur Entwicklung oder Roadmap sind?

Datenschutz hängt vom konkreten Einsatz ab

Weder ein Serverstandort noch eine Produktbezeichnung begründet pauschal eine DSGVO-konforme Verarbeitung. Entscheidend sind unter anderem Zweck, Rechtsgrundlage, Datenkategorien, Rollen, technische und organisatorische Maßnahmen, Aufbewahrung, Löschung und mögliche Übermittlungen. Die Datenschutz-Grundverordnung ist eine maßgebliche Primärquelle; welche Anforderungen im konkreten Auftrag greifen, muss für den tatsächlichen Verarbeitungsablauf geprüft werden.

Für den Pilot bedeutet das: Reale vertrauliche Fallunterlagen werden nur in der vereinbarten selbst gehosteten Infrastruktur verarbeitet. Vor dem Hochladen müssen Falltrennung, Zugriffe, Audit-Protokoll, Aufbewahrung, Löschung und die Datenschutzpflichten geklärt sein. Die Softwareauswahl ersetzt diese Prüfung nicht.

Entscheidung für oder gegen einen Pilottest

Ein Pilottest sollte einen engen, überprüfbaren Engpass bearbeiten, zum Beispiel das Zusammenführen bestimmter Unterlagen oder einen Arbeitsentwurf auf Basis einer abgegrenzten Akte. Vorab werden Eingaben, erwartete Ausgabe, Prüfkriterien, Abbruchgründe und menschliche Freigabe festgelegt. Erst danach lässt sich beurteilen, ob der Schritt den eigenen Ablauf unterstützt.

Nicht zugesagt sind ein fertiger Ende-zu-Ende-Prozess, allgemeine Zeitersparnis, fehlerfreie Ergebnisse oder automatische Rechts- und Datenschutzkonformität. Der Nutzen muss am konkreten, erlaubten Testfall und an den zuvor definierten Prüfkriterien beurteilt werden.

Vertiefende Prüfgrundlagen

Der Grundlagenartikel zu Gutachten-KI ordnet den Ablauf in Vorbereitung, Fachentscheidung und Freigabe ein. Für jede vorgeschlagene Fundstelle liefert die Schrittfolge zur Quellenprüfung konkrete Kontrollen für Fassung, Kontext und Widersprüche. Bei gerichtlichen Aufträgen ist zusätzlich die Einordnung zu § 407a ZPO heranzuziehen, ohne daraus eine pauschale Rechtsaussage abzuleiten. Der fiktive Arbeitsablauf für Bauschaden-Unterlagen zeigt, wie ein begrenzter Testfall ohne vorweggenommene Diagnose aussehen kann.